Configuración

En Administración → Configuración ajustas el comportamiento de DutyBeat para toda la empresa: desde los datos que salen en tus documentos hasta quién aprueba qué, pasando por los catálogos con los que se clasifica el tiempo y las peticiones que hay que atender una a una.

La pantalla tiene cinco pestañas. Si tu pantalla es estrecha no caben todas a la vez: aparecen unas flechas ‹ › a los lados para traer las que faltan, y nunca verás un nombre cortado a medias.

Empresa

• Datos de la empresa — nombre, CIF, dirección y logo. Es lo que sale en las facturas y en los documentos que genera DutyBeat.
• Días de vacaciones por defecto — los que se asignan a quien entra nuevo.
• Jornadas mal fichadas — a partir de cuántas horas seguidas un tramo deja de ser creíble y se señala. Por defecto 16 horas: deja pasar un turno de noche largo o una guardia, y caza el olvido de fichar la salida, que siempre acaba cruzando un día entero. Un tramo señalado no computa horas hasta que su dueño lo corrige o confirma que fue real (ver Mis Fichajes). Admite entre 8 y 48 horas; si en tu empresa las jornadas largas son lo normal, súbelo aquí en vez de ir confirmándolas una a una.
• Canales de notificación — el aviso por email de solicitudes, aprobaciones y novedades. Si lo desactivas, nadie de la empresa recibe esos correos (las notificaciones siguen apareciendo dentro de la app). No afecta a correos como el de recuperar contraseña.
• Integraciones — atajo a la API y sus claves de acceso.

Permisos y aprobaciones

• Quién decide — quién aprueba las ausencias, quién aprueba las correcciones de fichaje, quién gestiona los documentos de la plantilla y quién define los horarios (ver abajo).
• Permisos por departamento — la matriz que define qué puede ver y editar cada departamento. Tiene su propia página: Permisos.

Fichaje

• Métodos de fichaje — activar el fichaje en tablet compartida con PIN, para equipos sin ordenador o móvil propio, y opcionalmente la foto de la cámara al fichar (desactivada por defecto). Ver Kiosko en tablet.
• Tablets de fichaje — emparejar y retirar las tablets que hacen de kiosko.

El PIN del kiosko no está en esta pestaña: se acuña persona a persona, así que vive en Peticiones y accesos, junto al resto de lo que se atiende caso por caso.

Catálogos de tiempo

Los catálogos con los que se clasifica el tiempo que no se trabaja, cada uno en su propia solapa dentro de la pestaña:

• Ausencias — los tipos de ausencia que tu plantilla puede solicitar (vacaciones, bajas, permisos…) y cómo se computa cada uno.
• Pausas — los tipos de pausa del fichaje y si descuentan de la jornada.

Ves solo los catálogos que te correspondan: dependen de lo que tengas contratado y de tus permisos. Los proyectos a los que se imputan horas tienen su propia sección en el menú.

Peticiones y accesos

Lo que se atiende caso por caso, cada bandeja en su propia solapa:

• Peticiones de datos — quién ha pedido una copia de sus datos y en qué plazo hay que entregársela. Ver peticiones de datos.
• Acceso de Inspección — los enlaces con los que la Inspección de Trabajo consulta el registro sin entrar en la app.
• Supresiones — el historial de lo que se ha borrado a petición de alguien.
• PIN del kiosko — las claves con las que se ficha en una tablet, persona a persona. Solo administradores. Ver Kiosko en tablet.

Quién decide: los tres modos

Una sola tabla con cuatro filas —ausencias, correcciones de fichaje, documentos y horarios— y las mismas tres opciones en cada una:

• Jerarquía — decide el departamento supervisor, según el organigrama. Es el modo por defecto.
• RRHH único — un único departamento de RRHH decide en toda la empresa, sea cual sea la sede. Eliges qué departamento hace de RRHH.
• RRHH por sede — cada sede tiene su propio departamento de RRHH, que decide solo sobre los empleados de esa sede. Al elegir este modo, se te pide asignar un departamento de RRHH a cada sede; si dejas alguna sin asignar, no se guarda.

Las cuatro filas son independientes: puedes tener, por ejemplo, las ausencias por jerarquía, las correcciones por un RRHH por sede y los documentos en un RRHH único.

La fila de correcciones de fichaje tiene un ajuste más: «Si quien pide no tiene a nadie por encima». Es el caso de quien está arriba del todo del organigrama (la dirección, el dueño del negocio), de quien no tiene departamento o de quien trabaja en una sede sin RRHH asignado:

• Los administradores — la corrección llega a los administradores de la empresa, y cualquiera de ellos puede decidirla. Nunca quien la pide. Es la opción de serie. Si quien pide es el único administrador, no queda nadie más a quien pasársela y se aprueba sola.
• Se aprueba sola — el fichaje se corrige al momento, sin que nadie lo revise.

Una corrección que se aprueba sola queda registrada como «Aprobación automática», en el histórico de aprobaciones y en el registro de jornada que se entrega a la Inspección. Las ausencias y el teletrabajo de quien no tiene a nadie por encima se aprueban solos siempre, sin este ajuste.

En la fila de horarios hay un matiz que conviene tener presente: con Jerarquía nadie edita su propio horario, ni siquiera un responsable —se lo cambia su superior—, porque el horario es la referencia con la que se miden los fichajes. Con RRHH (único o por sede), los miembros de ese departamento sí gestionan el suyo.

Cómo guardar

Cada bloque se guarda por separado: ajusta lo que necesites y pulsa Guardar en ese bloque. En Quién decide, el botón guarda las cuatro filas de una vez. Los cambios afectan a toda la empresa, así que revisa antes de confirmar.

La matriz de permisos solo muestra las secciones de los módulos que tienes contratados: si activas un módulo más adelante, sus permisos aparecen tal y como estaban.