Peticiones de datos

Cualquier persona puede pedirte una copia de todo lo que guardas sobre ella. Tú tienes un mes para dársela. La mayoría de las veces esa petición llega después de que se haya ido de la empresa, y por eso el sistema está pensado para esa situación: la persona ya no tiene cuenta con la que entrar.

Lo encuentras en Administración → Configuración → Peticiones y accesos → Peticiones de datos. Hace falta el permiso Peticiones de datos, que se concede en la matriz de permisos y que viene apagado.

Cómo se atiende una petición

1. Busca a la persona por su nombre y pulsa para generar su copia. Te pedirá el motivo: escribe de dónde viene la petición (el correo en el que te la pidió, la fecha, el registro de entrada). Queda guardado y es lo que acredita que respondiste a algo que te pidieron.
2. Espera a que se prepare. Si tiene muchos documentos puede tardar unos segundos y salir repartida en varios archivos.
3. Crea el enlace. Te aparecerán una dirección web y un código de seis cifras.

Esto se muestra una sola vez. No se guarda en ningún sitio del que podamos volver a sacarlo. Si lo pierdes no pasa nada grave: vuelves a crear el enlace y se generan otros nuevos, sin tener que preparar la copia otra vez.

4. Manda el enlace y el código por vías distintas. El enlace por correo y el código por teléfono, por ejemplo. Si los dos van en el mismo correo y alguien lo intercepta, el código no ha servido de nada.

La persona abre el enlace, escribe las seis cifras y se descarga sus archivos. Dentro encontrará un archivo LEEME que le explica qué es cada cosa, qué no se incluye y por qué.

Lo que puedes ver después

En la lista verás, por cada copia, cuántas veces se ha abierto y cuándo se destruye sola. Si sospechas que el enlace ha llegado a quien no debía, pulsa la papelera: deja de funcionar al instante.

Las copias que se piden para entregar se destruyen a los 90 días. Lo que no desaparece nunca es el registro de qué copia se entregó, a quién y por qué motivo: es lo que demuestra que atendiste la petición dentro de plazo.

Si además te piden que borres sus datos

Aquí hay una regla que conviene entender antes de encontrártela.

Antes de borrar a alguien, el sistema te obliga a generar su copia. No es una molestia: una vez borrados, esos datos ya no existen y no habría forma de dárselos. Y es muy habitual que alguien pida primero el borrado y semanas después una copia.

Esa copia se guarda cinco años y no se la puedes entregar a la propia persona. Suena raro, pero es lo que dice la ley: cuando alguien ejerce el derecho al olvido, sus datos quedan bloqueados — se conservan por si un juez, la fiscalía o la Agencia de Protección de Datos los reclaman, y para nada más. Si esa persona te pide después una copia, lo que se le entrega es su certificado de supresión, que también se genera solo.

Si además de borrarla te ha pedido su copia, márcalo al generarla: entonces se prepara también una copia entregable, con su enlace normal.

El historial de lo que se ha suprimido lo tienes en la solapa Supresiones de esa misma pestaña, con su certificado.

Dos detalles del proceso de borrado

• Mientras se prepara la copia, la cuenta de esa persona se desactiva, para que nada cambie entre la copia y el borrado. Si cierras la ventana a medias, verás el proceso a medio hacer y podrás retomarlo o descartarlo; al descartarlo la cuenta vuelve a estar como estaba.
• Si borras a alguien dos veces, no pasa nada: te dirá que ya estaba hecho y te enseñará el certificado que ya existe.

Lo que NO puede hacer todavía

• La persona no puede descargarse sus datos por su cuenta. Tiene que pedírtelos a ti. Lo único que sí puede bajarse sola es su registro de jornada, desde Mis Fichajes.
• No puedes exportar los datos de toda la plantilla de golpe. Es una persona por copia.