Empleados

En Administración → Empleados gestionas a las personas de la empresa: alta, edición, horario y accesos. Este apartado solo es visible si tienes el permiso correspondiente; los administradores lo ven siempre.

Dar de alta un empleado

1. Pulsa Nuevo empleado.
2. Rellena los datos personales y laborales: nombre, contacto, documento y puesto. Para ubicarlo, elige primero la sede y luego el departamento (la lista de departamentos se filtra por la sede que hayas elegido); la sede del empleado queda determinada por su departamento. Son obligatorios el nombre, el email, la contraseña inicial, la fecha de incorporación, el DNI/NIE y el teléfono personal.
3. Asigna el rol: Administrador (acceso total) o Miembro (acceso según permisos). Solo un administrador puede crear a otro administrador.
4. Guarda. El empleado podrá acceder con las credenciales que se generen.

Por qué esos tres campos son obligatorios: de la fecha de incorporación sale el prorrateo de las vacaciones del primer año (quien entra en noviembre no tiene los mismos días que quien entró en marzo); del DNI/NIE, los dígitos del identificador con el que se ficha en la tablet; y del teléfono personal, los últimos 4 dígitos que forman su PIN inicial del kiosko.

Los días de vacaciones no se piden en el alta: se toman de los que tengas configurados en la empresa y el primer año se prorratea solo desde la fecha de incorporación. Puedes ajustarlos después en la ficha del empleado.

Dar de baja y reactivar

En la lista de empleados, el menú de cada fila permite Desactivar (dar de baja) o Activar (reactivar) una cuenta. Una baja no borra al empleado ni su historial: solo le quita el acceso. Puedes reactivarla cuando quieras. Las pestañas Activos e Inactivos te ayudan a filtrar.

Editar, horario y permisos extra

Desde la ficha de un empleado puedes:

• Actualizar sus datos y su rol. El identificador con el que ficha en la tablet son siempre los dígitos de su DNI/NIE: si corriges el documento, el identificador se actualiza con él.
• Ver y ajustar sus vacaciones (ver más abajo).
• Definir cómo se compensan sus horas extra —Retribución o Descanso equivalente— y, si procede, una fecha de caducidad para disfrutarlas. Esta política se muestra al trabajador en su Resumen mensual y aparece en el export de jornada.
• Ajustar su horario por tramos (ver Mi Horario).
• Conceder permisos extra individuales, además de los que herede por su departamento (ver Permisos).
• Asignarle departamentos visibles en Jornada del equipo · departamentos visibles, para que pueda ver y exportar la jornada de esos departamentos aunque no los supervise (ver Jornada del equipo).

Nota: no se puede desactivar al último administrador activo de la empresa: siempre debe quedar al menos uno.

Vacaciones de un empleado

La ficha muestra el desglose del año en curso:

• Días al año: los que le corresponden por convenio. Salen de los configurados en la empresa y solo cambian si se los cambias tú.
• Ajustes: días sueltos que no salen de esa cuenta anual, cada uno con su motivo y quién lo hizo.
• Disfrutados y pendientes y Le quedan, que se calculan solos.

Los ajustes sirven para el arrastre del año anterior, días por antigüedad, corregir un error o el saldo que traía la plantilla al implantar DutyBeat. El prorrateo del primer año de un empleado nuevo también aparece aquí, anotado automáticamente.

Cada ajuste cuenta solo para su año, así que el 1 de enero el saldo vuelve por sí solo a los días anuales sin que tengas que tocar nada. Un ajuste no se puede borrar: si te equivocas, se corrige con otro ajuste, de modo que la ficha siempre explica cómo se ha llegado al saldo actual.

Para tocar los días de un empleado —tanto los anuales como los ajustes— hace falta el permiso Ausencias (tipos y días); sin él verás el desglose pero no podrás cambiarlo. Cada cambio queda registrado.

Al crear un empleado se le asigna por defecto un horario de Lunes a Viernes (09:00–14:00 y 15:00–18:00, con descanso de 14:00 a 15:00); Sábado y Domingo no laborables. Puedes cambiarlo en cualquier momento.