Facturas

Crear Facturas te permite hacer las facturas de tu empresa en un momento: eliges el cliente, escribes los conceptos y DutyBeat pone el número, calcula el IVA y prepara el PDF con tu logo. Si tu empresa tiene la Gestoría Digital, cada factura se apunta sola en el Libro de Facturas como ingreso, sin que tengas que subir nada.

La sección está en Gestoría Digital → Crear Facturas (requiere el permiso Facturas; los administradores siempre la ven) y solo aparece si tu empresa tiene el módulo activo.

Antes de la primera factura

En Configuración → Empresa deja puestos:

• El CIF y el domicilio fiscal de la empresa: son los datos del emisor y sin ellos no se puede crear una factura.
• El logo: sale arriba en el PDF. Si lo subiste hace tiempo y el constructor te avisa de que no saldrá en el PDF, vuelve a subirlo y listo.

1. Crear una factura

Pulsa Nueva factura. A un lado rellenas los datos, en tres pasos (fecha y número, cliente y conceptos), y al otro ves la factura tal como saldrá en el PDF. Cada paso se pliega pulsando su título, y plegado te recuerda lo que lleva (la fecha y el número, el cliente, cuántos conceptos y el total). Si dentro hay algo por resolver, como un cliente sin NIF, se queda abierto hasta que lo arregles.

• Fecha: la de hoy, o una anterior. No se puede poner una fecha futura. Si eliges una fecha anterior a la de tu última factura, verás un aviso: es legal, pero conviene que las fechas vayan en orden.
• Serie: lo que va delante del número, por ejemplo FAC. Se elige como el cliente: viene puesta la última que usaste, y en el desplegable buscas y eliges cualquier otra de tus series. Para empezar una, pulsa Nueva serie y escribe su nombre: DutyBeat le añade el guion y el número, así que FAC da FAC-0001, FAC-0002… Puede llevar letras, cifras y los signos - / .. Si el nombre es el de una serie que ya tienes, o casi (fac y FAC), DutyBeat te ofrece continuarla: nunca las junta por su cuenta.
• Número: lo pone siempre DutyBeat y no se puede cambiar: va seguido dentro de cada serie, después de la 1 la 2, también al cambiar de año. El que ves mientras la preparas es provisional: si otra persona crea una factura en la misma serie antes que tú, la tuya se lleva el siguiente. El definitivo te lo dice DutyBeat al crearla. Cada serie lleva su propia cuenta, y las series que ya usabas siguen con su forma de siempre.
• Primer número: se pide al crear una Nueva serie. Si vienes de otro programa y allí ibas por la FAC-0045, pon 46 y la primera en DutyBeat será la FAC-0046. Después de la primera factura de la serie ya no se puede cambiar.
• Cliente: sale de la lista de Clientes. Búscalo por su nombre, su NIF / CIF o su código. Si aún no existe, Nuevo cliente lo da de alta ahí mismo. Su NIF / CIF, su nombre y su domicilio salen de su ficha.
• Cliente con la ficha incompleta: si al cliente le falta el NIF / CIF o el domicilio, el constructor te lo pide ahí mismo. Escríbelo y pulsa Guardar en la ficha: queda guardado en el cliente y ya puedes seguir.
• Conceptos: descripción, cantidad, precio e IVA de cada uno. El IVA se elige de la lista (general 21 %, reducido 10 %, superreducido 4 % o 0 %) o se escribe a mano. Si escribes un tipo poco habitual, verás un aviso para que lo compruebes.
• Recargo de equivalencia: se marca en cada concepto, con el interruptor que hay junto a su IVA. Solo corresponde a comerciantes minoristas acogidos a este régimen, y solo en sus compras de mercancía. El porcentaje lo pone DutyBeat según el IVA del concepto: 5,2 % con el 21, 1,4 % con el 10 y 0,5 % con el 4. Con cualquier otro IVA no se puede marcar.

Abajo verás siempre el total. Cuando no falte nada, pulsa Crear factura.

Una vez creada, la factura no se puede cambiar ni borrar. Guarda el NIF / CIF, el nombre y el domicilio del cliente tal como estaban ese día: si después cambias la ficha del cliente, las facturas ya hechas no cambian.

2. El PDF

En la lista, el botón de descarga de cada factura te da su PDF: con tu logo, tus datos y los del cliente, los conceptos, el desglose de IVA y de recargo, y el total.

3. En el Libro de Facturas

Si tu empresa tiene la Gestoría Digital, cada factura que creas se apunta sola en el Libro de Facturas como ingreso, con su PDF guardado en los documentos de la Gestoría. No se lee con inteligencia artificial: los datos pasan tal cual. En el Libro la verás marcada como Desde Facturas.

En la lista de facturas, la columna Libro te dice cómo va cada una:

• En el Libro: ya está apuntada.
• Apuntándose: se acaba de crear y entrará en unos segundos. Si algo fallara, DutyBeat lo vuelve a intentar solo.

Si la fecha de la factura es de un trimestre ya pasado, entra en el Libro marcada para Revisar, igual que cualquier otra factura que llegue tarde: así tu gestoría la ve.

La lista de facturas

Cada factura muestra su número, la fecha, el cliente, el total y si ya está en el Libro. Algunas llevan además una etiqueta:

• Con recargo: algún concepto lleva recargo de equivalencia.
• Rectificada o Rectificativa: solo en facturas de antes de esta versión.