Clientes

En Negocio → Clientes está la lista de clientes de la empresa. Cada uno lleva un código que pone el sistema (CLI-0001, CLI-0002…), su nombre, su NIF / CIF y unas observaciones libres: la persona de contacto, las condiciones, lo que convenga recordar.

El buscador de arriba encuentra a un cliente por su nombre, su NIF / CIF o su código.

Para qué sirve

Se da de alta una vez y se elige desde tres sitios. En los tres el cliente solo sale de esta lista: no se escribe a mano, y así no hay dos versiones del mismo cliente.

• Proyectos: un Proyecto necesita su cliente; una Actividad interna, no. Informes → Proyectos reparte las horas y el coste del mes por cliente.
• Facturas: una factura completa o rectificativa es siempre para un cliente de la lista, y su NIF / CIF y su nombre salen de su ficha.
• Recibos: cada deudor va enlazado a su cliente, y al cobrar una factura por domiciliación se te proponen primero los deudores de ese cliente.

En esas ventanas el cliente se busca escribiendo parte de su nombre, su NIF / CIF o su código.

Cambiar un cliente no toca lo ya hecho. Una factura guarda el NIF / CIF y el nombre con los que se emitió, y así se quedan aunque renombres al cliente después: lo exige VeriFactu. Un deudor también guarda su propio nombre y NIF / CIF, porque el titular de la cuenta puede ser otra persona.

Dar de alta un cliente

1. Pulsa Nuevo cliente.
2. Escribe su nombre y, si lo tienes, su NIF / CIF. Es opcional, pero sin él no se le puede hacer una factura completa. Las observaciones también son opcionales.
3. Guarda.

Si estás creando un proyecto, una factura o un deudor y su cliente aún no existe, no hace falta salir: Nuevo cliente, junto al buscador de cliente, lo da de alta ahí mismo y lo deja elegido.

Un NIF / CIF no se repite

Dos clientes de la misma empresa no pueden tener el mismo NIF / CIF, lo escribas como lo escribas: con espacios, puntos, guiones o en minúsculas cuenta como el mismo. Si ya existe, DutyBeat te dice cuál es (su código y su nombre) en vez de crear otro:

• Desde una factura, un deudor o un proyecto, Usar ese lo deja elegido.
• Si ese cliente está archivado, Reactivar y usar lo recupera y lo deja elegido.

Un cliente sin NIF / CIF sí puede llamarse igual que otro. Al crearlo desde una factura, un deudor o un proyecto, si el nombre coincide se avisa por si es el mismo, pero te deja crearlo.

Editar y archivar

Desde el menú de tres puntos de la fila, Editar o Archivar. Un cliente archivado deja de ofrecerse al elegir cliente, pero no se borra nada: sus proyectos, facturas y deudores siguen enlazados a él. Puedes reactivarlo cuando quieras desde el mismo menú.

Quién puede

Ver esta pantalla pide el permiso Clientes de ver; dar de alta, editar y archivar desde ella, el de editar (ver Permisos). El apartado aparece en el menú si tu empresa tiene Proyectos, Facturas o Recibos.

Quien puede emitir facturas, editar recibos o editar proyectos no necesita ese permiso para trabajar desde su ventana: puede elegir un cliente, dar uno de alta, reactivar uno archivado y ponerle el NIF / CIF a uno que no lo tiene. Cambiarle el nombre, cambiar un NIF / CIF que ya tiene o archivarlo sigue pidiendo el permiso de Clientes.