Gastos de empleados sin picar tickets: OCR, IVA y conciliación bancaria
Del sobre de tickets al gasto digitalizado: qué capturar de cada recibo, qué pasa con el IVA y cómo cuadrar los gastos con el banco.
Publicado el 12 de julio de 2026
En la mayoría de pymes, los gastos de empleado siguen un circuito artesanal: el trabajador guarda tickets en la cartera, los entrega a fin de mes (los que sobreviven), y alguien de administración los pica a mano en una hoja de cálculo, descifra el IVA de un papel térmico medio borrado y después intenta cuadrarlos con el extracto de la tarjeta. Horas de trabajo, errores de tecleo y tickets perdidos que acaban costando dinero a la empresa o al empleado.
Esta guía repasa qué hay que capturar de cada gasto y cómo automatizar el circuito completo.
Qué datos hay que capturar de cada ticket
Para que un gasto sea deducible y auditable, del justificante interesan al menos:
- Comercio o proveedor que emite el ticket.
- Fecha real del gasto (no la de entrega del ticket).
- Importe total y, cuando el justificante lo desglosa, la cuota de IVA — sin desglose no hay IVA deducible.
- Categoría del gasto (dietas, transporte, alojamiento…), que determina su tratamiento contable y fiscal.
- El justificante en sí: el ticket debe conservarse asociado al gasto, no en una caja de zapatos.
Picar todo esto a mano es exactamente el tipo de trabajo en el que la tasa de error se dispara: importes bailados, fechas equivocadas, IVA calculado a ojo.
El caso especial: tickets en otra moneda
Los gastos de viaje llegan en libras, francos o dólares. Para contabilizarlos hay que convertirlos a euros al cambio de la fecha del gasto y dejar constancia del importe original. Hecho a mano, es otra fuente de errores y discusiones con el empleado sobre “a qué cambio me lo pagas”.
Conciliar con el banco: donde se descubren los agujeros
Digitalizar tickets es media solución. La otra media es cruzarlos con el extracto bancario: cada movimiento de la tarjeta de empresa debería tener su justificante, y cada gasto reembolsable su pago. La conciliación destapa lo que el circuito manual esconde — cargos sin ticket, tickets duplicados, gastos que nadie aprobó — y es lo primero que revisa un auditor.
Cómo lo automatiza DutyBeat
En Mis Gastos, el empleado fotografía el ticket desde el móvil en el momento y la IA extrae comercio, fecha, importe, IVA y categoría; si el ticket viene en otra moneda, lo convierte a euros al cambio del día del gasto, conservando el importe original. El empleado solo revisa y confirma — nadie vuelve a picar un ticket. El justificante queda archivado automáticamente en su carpeta de documentos.
Administración trabaja sobre datos ya estructurados: la conciliación de gastos permite cruzar los tickets con el extracto bancario y detectar al momento lo que no cuadra. Y como el resto del producto, el procesado de IA se realiza en infraestructura europea. Puedes ver precios aquí — la lectura de recibos por IA está incluida en la cuota.