¿Cuántos años hay que conservar los registros de jornada?

La respuesta directa: cuatro años. Lo fija el mismo artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores que impone la obligación de registrar la jornada:

«La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»

Parece simple, pero de esa frase salen varias obligaciones prácticas que conviene entender bien.

Cuatro años ¿desde cuándo?

El plazo se cuenta desde la fecha de cada registro, no desde el fin del contrato. Es decir: el fichaje de hoy debe poder recuperarse hasta dentro de cuatro años, aunque la persona cause baja mañana. En la práctica esto significa que:

• No puedes purgar los registros de un empleado cuando se va de la empresa; sus fichajes siguen sujetos al plazo.
• El plazo coincide con el de prescripción de las infracciones graves en materia laboral, lo cual no es casualidad: la Inspección puede sancionar hechos de hasta cuatro años atrás, y el registro es la prueba.

Quién puede pedir los registros

El artículo 34.9 obliga a tener los registros «a disposición» de tres colectivos:

• Cada persona trabajadora, respecto de sus propios registros. Es la base de cualquier reclamación de horas extraordinarias — y también la mejor defensa de la empresa frente a reclamaciones infundadas.
• Los representantes legales de la plantilla (comité de empresa, delegados de personal).
• La Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que puede requerirlos en una visita y esperará obtenerlos en el momento, no días después. No poder entregarlos equivale, a efectos prácticos, a no tenerlos — con las sanciones de la LISOS que eso conlleva.

En qué formato hay que guardarlos

La norma no impone formato, pero sí se desprenden tres requisitos de la práctica inspectora:

1. Íntegros e inalterados. Un registro conservado pero modificable no acredita nada. La integridad importa tanto como la conservación: si el sistema permite reescribir el pasado, los cuatro años de archivo pierden su valor probatorio. Es el punto débil clásico de los registros en Excel.
2. Recuperables por persona y por periodo. Ante un requerimiento, hay que poder extraer «los registros de María de marzo a junio», no un volcado ilegible.
3. Legibles sin depender de nadie. Si el archivo vive en el portátil de la persona de administración que se fue hace dos años, no está «a disposición» de nadie.

Un matiz para quien ficha con sistemas biométricos o apps: conservar el registro de jornada no significa conservar todos los datos asociados. Lo que exige el 34.9 es el registro horario (quién, qué día, a qué horas).

Qué ocurre si no puedes aportarlos

En una visita, la Inspección de Trabajo pide los registros de un periodo y espera obtenerlos en el acto. No tenerlos, tenerlos incompletos o no poder demostrar que son fiables se trata, a efectos prácticos, como no llevar registro: una infracción grave con multas de 751 a 7.500 euros por centro de trabajo.

Pero la sanción administrativa no es el único riesgo. En un pleito por horas extraordinarias, la carga de la prueba juega en tu contra si no hay registro: sin un cuadrante fiable que oponer, los tribunales tienden a dar por buenas las horas que acredite razonablemente la persona trabajadora. Cuatro años de registros íntegros son, además de una obligación, la mejor defensa de la empresa.

El plazo puede congelarse

Los cuatro años son el mínimo general, pero hay un caso en el que conviene conservar más tiempo: si hay una reclamación judicial abierta, un requerimiento de la Inspección o un procedimiento en curso que use los fichajes como prueba, esos registros no deben destruirse aunque venzan los cuatro años, hasta que el asunto quede resuelto. Purgar por calendario un dato que sabes que está en juego es un error que se paga caro.

Cómo aguantar cuatro años sin que sea un problema

El reto real de la conservación no es el «cuánto», sino el «cómo» durante 48 meses seguidos:

• En papel, las hojas se traspapelan, se deterioran y son imposibles de buscar «por persona y periodo». Y una firma manuscrita no impide rellenar la hoja a final de mes.
• En una hoja de cálculo, el archivo se sobrescribe, se duplica en versiones y depende de que alguien lo mantenga; el día que ese portátil se estropea, se van los registros con él.
• En un sistema digital con copias de seguridad, la conservación, la integridad y la recuperación se resuelven de una vez: los registros no se pueden reescribir, se respaldan solos y se exportan por persona y fecha en segundos.

Conservación y protección de datos: no hay conflicto

A veces se plantea si guardar fichajes cuatro años choca con el RGPD y su principio de limitación del plazo de conservación. No hay conflicto: el RGPD permite conservar datos mientras exista una obligación legal que lo exija, y el artículo 34.9 ET es exactamente eso. Lo que sí exige el RGPD es:

• Informar a la plantilla del tratamiento (qué se registra, para qué y durante cuánto tiempo).
• No usar los datos de fichaje para fines distintos del control de jornada sin base propia.
• Suprimir o anonimizar los registros una vez agotado el plazo (los cuatro años, o más si hay un litigio abierto que los requiera como prueba).

Resumen práctico

1. Conserva todos los fichajes durante cuatro años desde su fecha, incluidos los de ex empleados.
2. Asegúrate de que el archivo es inalterable y recuperable por persona y periodo.
3. Ten una exportación inmediata preparada: la Inspección no espera.
4. Informa a tu plantilla del tratamiento y purga los datos al vencer el plazo.

DutyBeat hace todo esto por defecto: los fichajes se almacenan de forma inalterable (las correcciones dejan traza, nunca borran), se conservan durante los plazos legales sin que tengas que archivar nada — con copias de seguridad y aislamiento de datos por empresa —, y cualquier periodo se exporta al momento listo para una inspección. Puedes probarlo con una demo en un minuto.